締め切りがない仕事ほど、いつまでも終わらない
仕事をしていると、
「ここを改善したら、次からもっと楽にできそうだな」
「この資料は整理しておいた方が、自分も次に使う人も楽だろうな」
「この仕組みを変えたら、ミスを減らせそうだな」
と感じること・・・ない？
少なくとも僕は、仕事をしているとこうした違和感によく気づく。
そしてそのたびに、「これは改善した方がいいな」と思う。
ただ、こういう仕事には一つ問題がある。今日やらなくても、すぐには誰も困らない、という問題だ。
だから、「時間ができたらやろう」と後回しにしてしまう。僕も何度も何度もそうしてきた。
でも、あるときふと思った。
「時間ができたら」と言っているけど、本当に時間がなかったんだっけ？
振り返ってみると、比較的余裕がある日にもやってなかったのである・・・。
つまり、問題は「忙しさ」よりも、その仕事に締め切りがなかったことだった。
「時間ができたらやる」では、僕は動かなかった
改善したいことに気づくと、僕は手帳やToDoリストに、「○○を改善する」と書いていた。
その日の仕事が終わりに近づき、手帳を見る。
すると、「今日は忙しかったから、明日にしよう」と翌日の予定へ移す。
次の日になっても、「今日もちょっと忙しいな。明日にしよう」と、また次の日へ。
これを繰り返しているうちに、「○○を改善する」という文字だけが、何日も手帳に残り続ける。
しかも冷静に振り返ると、時間に余裕があった日にもやっていなかった。
そこで、「なんでできないんだろう」と考えてみた。
一つ思い当たったのが、今日やる理由がなかったから。
例えば、
「今日中にお願いします」
「15時までにお願いします」
「明日の会議までに必要です」
と言われた仕事なら、期限に間に合うよう優先順位を上げる。みんなもそうだろう。
一方で、
「やれば今後の仕事が楽になる」
「やった方がミスが減る」
といった改善には、誰かが決めた期限がないことも多いのではないか。
その結果、目の前の仕事が優先され、改善は何日も残り続けていた。
僕には、そういう傾向があることに気づくことができた。
そこで、自分で締め切りを作ってみた
仕事がずっと残っている状態は、気持ちがいいものではない。というか、とっても気持ちが悪い・・・！できれば、やると決めた仕事は終わらせたい。
そこで、
「この改善は金曜日まで」
「今日は15時までに終わらせる」
と、自分で締め切りを決めるようにしてみた。
これなら進むだろう。また、一つ成長したぜ！
そう思っていた。
ところが、あまり変わらなかった。
自分だけで決めた締め切りは簡単に破れた
理由は単純だった。自分で決めただけなので、破っても誰にも困られない。
金曜日までと決めても、「今週は忙しかったし、来週でいいか」となる。
15時までと決めても、「今日は別の仕事もあったし、明日にしよう」となる。
意思が弱すぎて笑える。結局、以前と同じだった。
僕の場合は、ただ締め切りを作るだけでは足りなかった。
そこで次に、もう少し逃げ道を減らしてみることにした。
「今日○時までにやります」と周囲に伝えた
僕が次にやったのは、自分で決めた期限を、仕事に関係する人へ伝えることだった。
例えば、
「この改善は今日15時までにやります」
「今日中に整理して共有します」
と、先に宣言してしまう。
僕の場合は、口頭よりもメールなど、文字として残る形で伝えることが多い。自分の頭の中だけにあった約束を、他人も知っている約束へ変える。
すると、「明日でいいか」とは簡単に考えにくくなった。
実際に確認が必要な仕事なら、「15時までにまとめますので、その後確認をお願いできますか」と伝えることもある。
ただし、自分を動かすためだけに相手の確認作業を増やすのは違うと思っている。
あくまで、仕事の進捗に関係する上司や同僚など、期限を共有する意味がある相手に伝える。
（これ重要！）
僕の場合、特に効果を感じたのは直属の上司だった。「15時までにやります」と伝えてしまえば、「まあ明日でいいか」とは思いにくい。
約束した以上、きちんと終わらせたいと思うから！さすがにこれで「出来ていません」ってイケてないよね・・・。
ここで気づいた。僕には「やる気を待つ」より、「やる状況を先に作る」方が合っていた。
意思に頼るより、「やる状況」を作る
僕は、自分の意思だけに任せると、「明日でいいか」と逃げることがある。自分に甘すぎるのやめたい・・・。
これは何度も経験してきたので、今では自分の傾向として受け入れている。
だから、「もっと意思を強くしよう」と考えるより、先送りしにくい環境を先に作る。その方が僕には合っていた。
もちろん、周囲へ期限を伝える方法が全員に合うとは思わない。
例えば、
- カレンダーに作業時間を入れる
- 先に30分だけ作業枠を確保する
- 誰かと進捗を共有する
といった方法でもいい。
大切なのは、その日の気分だけに行動を任せない仕組みを持つこと。
モチベーションに頼って仕事をしていたら、よくないよね。
行動できない自分を責め続けるより、「どうすれば自分は動けるのか」を考えて環境を作る方が、僕にはうまくいった。
締め切りを作るときに僕が意識したい3つのこと
ここからは、僕が自分で締め切りを作るときに意識していることを3つ紹介する。
①「いつまでに」を具体的にする
「今週中にやる」よりも、「金曜日の15時までにやる」と決める。僕の場合、「今週中」だと週の終わりまでなかなか手をつけられない。
一方、「金曜日の15時まで」と決めると、
「木曜日までに大枠を終わらせよう」
「金曜日は確認だけにしよう」
と逆算しやすくなる。
期限は、できるだけ具体的にした方が使いやすい。
②「何を終わらせるか」を決める
「○○を改善する」だけでは、少し曖昧だ。何をもって「終わった」とするのか分からない。
そこで、
「現状を整理する」
「改善案を1案作る」
「メンバーへ共有する」
など、完了した状態を先に決める。
ゴールがはっきりすると、そこまでに何をすればいいかも考えやすくなる。
③自分だけでは守れないなら、関係する人に伝える
自分で決めた締め切りを守れないなら、誰かに期限を伝える。ただし、誰でもいいわけではない。
僕なら、仕事の進捗を見ている直属の上司など、「約束した以上、きちんと終わらせたい」と思える相手に伝える。
逆に、仕事に何の関係もない人へ宣言しても、自分の場合はあまり意味がない。
これは仕事以外でも使える。例えば友人との旅行なら、「明日までにホテルを決めておくよ」と企画している人へ伝える。
自分一人だけの予定ではなく、相手との約束に変える。
自分だけで決めた期限を守れないときには、僕にはこの方法が合っていた。
何でも締め切りをつければいいわけではない
ここで一つ注意したい。
どんな仕事にも、「今日中」「明日まで」と締め切りをつければいいわけではない。
それでは自分で仕事を増やして、自分を追い込むだけになってしまう。
まず考えたいのは、前の記事でも書いた、「そもそも、なんのためにやる？」という目的だ。
そもそもやる必要がない仕事なら、締め切りをつける必要もない。
まず、やるべきかを考える。
そのうえで、やると決めたのに、緊急性がないせいで進んでいない仕事に期限をつける。
この順番を意識したい。
「時間ができたら」を「○日○時まで」に変えてみる
僕自身、「時間ができたらやろう」と思っていた改善は、なかなか進まなかった。
だから今は、「いつやるのか？」まで決めるようにしている。
それでも自分一人では先送りしそうなら、「今日15時までにやります」と、関係する人に伝える。
僕には、「やる気を待つ」より、「やる状況を先に作る」方が合っていた。
もし、「やった方がいいのは分かっているけど、ずっと後回しになっている」という仕事があるなら、まず一つだけ期限をつけてみてほしい。
「時間ができたら」を、「○日の○時までにやる」に変えてみる。
それだけでも、仕事の進み方が変わっていくはずなので、試してみてください！
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