「この会議に参加しても意味がない」
「参加したくないけど、無理やり参加させられている」
「この会議に参加するよりも他の仕事をやりたい」と感じたことはありませんか？
会議に対する批判的な意見は少なくありません。
実は、現在行われている多くの会議の中身は、コメントの交換に偏りがちです。
具体的には、会議内容の95％がコメント交換で、実際に生産的な内容はわずか5％しかありません。
そのため、わざわざ会議に参加しなくても良い内容の会議が多いという現実があります。
その主な原因は、会議の生産的な方法を知らないことにあります。
会議の本来の目的は、コメントの交換ではなく、達成したい目標を設定し、進捗状況を把握し、次に進むための具体的な行動を決定することです。
それにもかかわらず、無駄なコメント交換に時間を費やすのは非常にもったいないです。
せっかくみんなの時間を使って会議をするなら、生産的な時間になった方が絶対いいです！
会議後に期待する成果を明確にする
まず、どんな会議でも、その会議が終わった後にどんな成果を上げることを期待しているのかを紙に書き出すことから始めましょう。
目標を自分自身で設定することで、「それを達成しよう」と自然に意識が高まります。
会議に参加するメンバー全員がこのプロセスを行い、その後、発表を行うことが重要です。
メンバー一人ずつが紙に書いた内容を発表することで、意見交換の場がスムーズに進み、他の意見に左右されずに自分の意見を持つことができます。
発表時のメリットを参加者に理解してもらう
発表の際には、参加者に「なぜ書いてから発表するのか？」というメリットを説明することも大切です。
単に「書いてから発表してください」と伝えるだけでは効果が薄いことがあります。
具体的には、以下のように説明します。
- まず、紙に書いてもらう。
- その後、なぜ書くことが重要なのかを参加者に問いかける。
- そして、深い洞察に基づいたアイデアを提供し、会議の進行を円滑にする。
この手法を採用することで、参加者は会議の目的と生産性について自覚し、より積極的に意見を交換するようになります。
会議をより生産的にするための心構え
会議を生産的に進めるためには、メンバーが自らの役割を意識し、意見を発表することが重要です。
この方法を実践することで、参加者は会議をただ「参加させられている」ものではなく、達成感を得ることができる場と捉えるようになります。
多くの経営者がこのような会議の進行方法を求めていますが、実際に実践できている人は少ないのが現実です。
しかし、この方法を取り入れたあなたは、次回の会議でその効果を実感できることでしょう。
ぜひ試してみてください。
会議が生産的な場所になると、話が前にどんどん進むためチームの団結力も強くなりますよ！
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