【保存版】もう困らない！仕事の引き継ぎを完璧にするたった1つの魔法

どうも、コテツです。

異動、退職、昇進… どんな立場であれ、仕事の引き継ぎは誰にでも訪れる、避けては通れない道です。

「ちゃんと引き継いだはずなのに、後任者から質問攻めに…」
「引き継ぎが不十分で、異動後も前の仕事に追われる…」

そんな苦い経験、あなたにもありませんか？
実は私も、新卒で入った会社で退職の際、引き継ぎで大失敗しました。

マニュアルは作ったものの、後任者からは
「これ、どういう意味ですか？」
「この場合どうすれば…？」
と質問の嵐。

結局、異動後も深夜まで前部署の仕事に追われる羽目に…。
あの時は本当に辛かったです。

しかし、私はこの経験から学びました。
そして、ある「たった1つの魔法」に気づいたのです。
この魔法を使えば、引き継ぎは驚くほどスムーズになり、後任者もあなたと同じ、いや、それ以上のパフォーマンスを発揮できるようになります。

今回の記事では、部下を持つ上司の方はもちろん、いつか引き継ぎをする全ての方に向けて、私が実践で得た「仕事の引き継ぎを完璧にするたった1つの魔法」を余すことなくお伝えします。

「いつか必ず引き継ぐ」という意識改革

まず、根本的な意識改革から始めましょう。

「今の仕事はずっと自分が担当する」…そう思っていませんか？
残念ながら、その可能性は限りなく低いです。異動、退職、昇進…仕事上の立場が変わるタイミングは、予期せぬ形で訪れます。

だからこそ、慌てずスムーズに引き継ぎを行うためには、普段から「この仕事は、いつか必ず誰かに引き継ぐ」という意識を持つことが大切です。
この意識を持つだけで、日々の業務への取り組み方が変わります。

自然と、引き継ぎを意識した行動が取れるようになるのです。

「仕事を引き継ぐ」ということは、あなたではない誰かに、あなたと同じレベルの仕事をしてもらうということです。
しかし、ここで忘れてはならない、絶対的な事実があります。

「他人はあなたではない」

…当たり前ですよね？

でも、この当たり前の事実を、多くの人が見落としています。
「自分と同じように考えてくれるはず」
「言わなくても分かるだろう」

…そんな思い込みが、引き継ぎの失敗を招くのです。

たとえ長年連れ添った夫婦でも、考え方や価値観は完全に一致しませんよね？
それと同じで、どんなに親しい同僚でも、あなたと全く同じ思考回路を持っているわけではないのです。
経験も価値観も異なる相手が、あなたと同じやり方・考え方で仕事を進めることを前提にすると、必ず衝突が生まれます。

「なんで伝わらないんだろう…」「なんでこんなこともできないんだろう…」

引き継ぎ中にそんな不満を感じたら、この言葉を思い出してください。

「他人はあなたではない」

この事実を受け入れることが、スムーズな引き継ぎへの第一歩です。

さて、いよいよ本題です。

仕事の引き継ぎを完璧にする、たった1つの魔法。
それは…

「仕事の目的を共有する」

これだけです。

これらの「目的」を、後任者と徹底的に共有するのです。
「目的」が共有されていれば、多少やり方が違っても、後任者はあなたと同じ、いや、それ以上の成果を出すことができます。

なぜなら、「目的」という”羅針盤”があれば、後任者は自分で考え、判断し、行動できるようになるからです。

後任者が仕事の手順だけを引き継いでも応用が利かず、イレギュラーな事態が発生した時に対処できません。

自分自身の「目的」を言語化する

まずは、あなた自身が、担当している仕事の「目的」を明確に言語化する必要があります。
「なんとなく分かっている」ではダメです。
- 「この作業は、〇〇のために行っている」
- 「この業務は、最終的に〇〇に貢献する」
- 「この仕事のゴールは、〇〇を達成すること」
具体的に、言葉で、そして紙やドキュメントに書き出してみましょう。
後任者と「目的」を共有する

引き継ぎの際、マニュアルや手順書を渡すだけでなく、「目的」をしっかりと伝えましょう。
- 口頭での説明
- 図や表を使った視覚的な説明
- 質疑応答の時間
あらゆる手段を使って、「目的」を共有する努力を惜しまないでください。
「目的」を意識したOJT

実際の業務を通して、「目的」を意識したOJT（On-the-Job Training）を行いましょう。
- 「今、〇〇のために、この作業をしているんだよ」
- 「この判断は、〇〇という目的を達成するために重要なんだ」