どうも、コテツです。
今回は「仕事をスムーズに引き継ぐためのシンプルなコツ」というテーマでお話しさせていただきます。
業務を引き継ぎするときにはこれだけ注意しておけば、スムーズに引き継ぎすることができます。特に、部下を持つ上司の方々は必見の内容です。
最後までお付き合いください。
いつかは引き継ぐ時が来る
まず、あなたの仕事を誰かに引き継ぐときは、いつか来ます。今の仕事をこの先ずっとあなたが担当する可能性は極めて低いです。
異動するとき、退職するとき、昇進するときなど、仕事上の立場が変わるときはふとした時に訪れます。そのため、普段から「この仕事は誰かにいつかは引き継ぐんだ」と意識して、仕事と向き合うことが大切です。
他人はあなたではない
「仕事を引き継ぐ」ということは、あなたではない誰かに、あなたと同じ質で仕事をしてもらう、ということです。誰がやっても、あなたと同じ仕事の質でないといけません。
ここで注意することは、「自分と他人は価値観も考え方も違う」ことです。
人はよく「あなたも同じ考えだろう」と思いがちです。そのため、仕事を引き継いでいる最中に、「なんで伝わらないんだろう」「なんでこんなこともできないんだろう」ということが起こります。
当たり前です。
引き継いでいる相手は「あなたではない」のですから。あなたと何年も同じ職場で働いてきた人でも、「あなたではない」ため、あなたと同じ考え方であるはずがないのです。
この問題を無視して業務を引き継ぐ人があまりにも多すぎますし、衝突が起こるのも避けられません。
仕事の「目的」は何？
業務を誰かに引き継ぐときに意識して欲しいことが、たった1つあります。
それは、「目的を一緒に仕事を引き継ぐ」ことです。
つまり、「何のためにこの仕事をしているのか」「この仕事はどういうことに繋がっているのか」「ゴールはどこなのか」を一緒に引き継ぐのです。これを相手と共有すれば、引き継ぎ後もあなたと同じくらいの質が出ます。
まずは、あなたが1つ1つの業務を、点ではなく線でみることが必要です。あなた自身が仕事の目的を分かっていないと、正しく引き継ぐことは難しい。
あなたが今の業務を引き継いだときは、何も教えてもらえなかったかもしれません。しかし、同じことをあなたがやってはいけません（ココ大事！）。
仕事の目的を意識している人はそんなにいません。何となくの感覚で「こうだろう」と感じている人がほとんどですが、言語化できる人は多くはいません。
今からでも、1つ1つの仕事の目的を言葉にして、文字にしてアウトプットできるよう意識しておけば、引き継ぐときに圧倒的に楽です。
甘えるな！
認識のズレは、他人同士ではよくあることです。いくら同じ場所で同じ時間を過ごしても、感じ方は人それぞれです。
「私と同じ気持ちだろう」「同じようにできるだろう」は、仕事を教える人の甘えでしかありません。仕事を気持ちよく、スムーズに引き継ぐためにも、まずは仕事の目的を意識してみてください。
では。
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